Esimiehen tärkeimmät viestintävastuut?






Kuinka mukava onkin tulla töihin ja huomata, että meili ilmoittaa 54 lukematonta viestiä ja aamupäivä menee viestejä selatessa. Tietotulvassa on tärkeää asiaa, semitärkeää, nice-to-know asiaa ja lopulta ihan roskaa. Aikaa tuhraantuu ja mieliala laskee törmätessä heti aamusti siihen, että inboxi on täynnä.

Esimiehen tärkeimmät vastuut olisikin varmistaa, että viestii oikeille ihmisille oikeaa informaatiota. On täysin turhaa tuutata työntekijöiden meilit täyteen tietoa, joka ei ole heille olennaista. Esimies on avainhenkilö suodattamaan tietotulvasta olennaisen ja hänellä on oltava tietotaito ja osaaminen ladata tieto sille kulloinkin oikeeaan kanavaan.

Kaikkea tietoa ei voi jakaa kaikkien luettavaksi, eikä henkilökuntaa ole hyvä hukuttaa turhaan tietoon, mutta miksi mahdollisimman suuri avoimuus kuitenkin kannattaa?

Ihmiset ovat tehokkaimmillaan ja motivoituneimpia, kun heillä on kaikki tarvittava työn tekemiseen sekä organisaation tilanteeseen liittyvä tieto. Näin ollen organisaatiot sahaavat omaa kilpailukykyään, jos tietoa pantataan. Avoimuus on tärkeää myös psykologisesti; avoin tiedonanto työntekijöille viestii siitä, että heihin luotetaan (Tukia, V. 2017) 

Esimies on tärkein esimerkki siitä millaista viestintää yrityksessä halutaan linjata. Viestintä on muuttumassa yksisuuntaisesta tiedottamisesta interaktiiviseksi keskusteluksi, jolloin esimiehen rooli pelkästä tiedottajasta muuttuu keskustelun aloittajaksi (Julin, E. 2012).





Millä tavoin  ja missä esimies viestii (tehokkaasti)?

Esimies ei toimi yksin. Viestintäorganisaation tehtävänä on rakentaa esimiehen avuksi sellainen tiedonkulkuprosessi ja työkalut, joiden avulla hän voi onnistua tehtävässään. (Melgin, E 2014)

Eri viestintäkanavien tärkeimmät ominaisuudet ovat välitön palaute (näet, että viesti on mennyt saajalle) välineen kyky välittää viestinnän useita muotoja, kuvia, videota, tekstiä. Tärkeää on mahdollisuus luonnolliseen kielen käyttöön ja mahdollisuus välittää viestejä myös henkilökohtaisesti.

Viestintäkanavia laitettaessa vahvuusjärjestykseen, on kasvokkain keskusteleminen tehokkainta, kun taas heikoimmalle sijalle jää joukkoviestintäsovellukset, kuten whatsupp (Trevino, Daft, Lengel 1987).

Monesti unohdamme, että viestintää on myös kokonaisvaltainen vuorovaikutus. Kehokieli, äänenpainot, eleet ja jopa se miten asettaudumme tilaan, jossa keskustelemme työntekijän kanssa. Nämä kaikki kehon lähettämät tiedostamattomat viestit jäävät pois, kun viestimme tekniikan avulla. (Isotalus & Rajalahti, 2017.)


Esimies on ikään kuin portinvartija. Hänellä on jälleen kerran valta päättää mitä henkilökunta tietää ja mistä tieto löytyy. 
Tosin esimiehen rooli on vaativa, hänellä on oltava substanssiosaamista sen suhteen kuka mitäkin tietoa tarvitsee. Koska jos esimies jakaa kaiken tiedon kaikille mitä käsiinsä saa, kuormittuu henkilökunta turhasta tiedosta ja metatyöstä, joka pahimmillaan uuvuttaa. Jos esimies ei varmista saako tietoa jakaa, saattaa hän syyllistyä jakamaan sellaista tietoa mitä ei saisi jakaa ja silloin tullaan tietoturvaongelmiin.

Lähteet


Trevino, Daft, Lengel 1987 Luentomateriaali


Isotalus, Pekka & Rajalahti, Hanna.  Vuorovaikutus johtajan työssä s.16. Alma talent 2017.

Kommentit

  1. Hanna Suikkanen3. maaliskuuta 2020 klo 0.49

    Portinvartija kuvastaa mielestäni hyvin juuri tuota esimiehen vastuuta ja roolia viestinnässä, hyvä huomio oli myös tuo, että huolimattomasti jaettu tieto on myös osaltaan tietoturvariski ja voi aiheuttaa ongelmia.

    -Hanna

    VastaaPoista
  2. Miia11. maaliskuuta 2020 klo 2.20

    Moikka Jenny! Hyvin todettu, että esimiehellä on valta päättää mitä tietää ja mistä tiedon saa. Olen samaa mieltä, että mahdollisimman suuri avoimuus kannattaa, mutta tietotulvaan hukuttamisen riski on olemassa. Siihen varmasti paras lääke on oikeiden kanavien valitseminen, että työntekijät tietää mistä kanavasta tulee tärkeää asiaa ja mistä voi lukea "kiva tietää"-osastoa, jolloin työntekijä voi itsekin jollain tasolla vaikuttaa tietotulvan kuormittavuuteen. t. Miia

    VastaaPoista

Lähetä kommentti

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Pomo ja some/somepomo/somettajapomo

Kuva
Pomo ja some...  Itse esimiehenä olen pohtinut monesti mikä on roolini somessa. Olenko siellä oma itseni vai esimies? Huomaan toisinaan miettiväni, että voinko hyväksyä henkilöstön kaveripyyntöjä tai oman esimieheni? Jos kavereinani on koko työyhteisö joudunko miettimään sitä mitä jaan kanavissani. Asiaan tässä analysoidessani joudun toteamaan, että riippuu somekanavasta kuuluuko piiriini työyhteisöni porukka vai ei. Instassa olen seuraajikseni hyväksynyt työyhteisöni jäseniä ja jopa pomoni. Facebookissa olen rajannut tarkemmin. Eroavaisuuden syyksi taitaa nousta se, että haluan pitää jotkin asiat omassa piirissäni. Missä kanavissa pomon sitten pitää olla?  Varmastikkin tärkeintä on olla siellä missä henkilöstökin on. Ammatillisen esimerkin luomisessa olisi hyvä olla LinkedInissä ja siellä tietenkin omassa verkostossa pitäsi olla myös se henkilöstö. LinkedInissä ollaan ammattilaisia, sinne askarrellaan virtuaalinen CV ja käytetään somea oman itsensä brändäämiseen. Itseäni...
Lue lisää